En bref
Créer la société n'est pas une formalité unique. Il faut aligner les associés, l'activité, l'adresse, les documents étrangers, l'immatriculation, les sceaux et la banque. Une décision prise trop tôt peut bloquer plusieurs étapes plus tard.
Ce qu'il faut décider avant de déposer
Le dossier devient beaucoup plus simple lorsque les choix structurants sont arrêtés avant la première soumission. Commencez par définir qui détient la société, ce qu'elle vendra réellement, où elle sera enregistrée et qui assumera les fonctions clés.
| Décision | Question à résoudre | Pourquoi elle compte |
|---|---|---|
| Actionnariat | Personnes physiques, sociétés, associés chinois ou étrangers ? | Détermine la structure et les pièces à certifier |
| Activité | Quelles prestations ou marchandises seront facturées ? | Conditionne l'objet social et certaines licences |
| Adresse | Le local est-il recevable pour l'immatriculation ? | La preuve des locaux fait partie du dossier |
| Gouvernance | Qui sera représentant légal et signataire bancaire ? | Ces personnes interviennent dans plusieurs démarches |
1. Choisir une structure adaptée aux associés
Une société nationale repose sur des associés chinois. Une société à capitaux étrangers accueille un associé étranger, personne physique ou morale. Une coentreprise combine associés chinois et étrangers. Le bon choix ne dépend pas seulement du pourcentage de capital, mais aussi du contrôle souhaité, des documents disponibles et de la façon dont les décisions seront prises.
À clarifier
Établissez un organigramme simple montrant chaque associé, sa nationalité, son pourcentage et la personne qui le représente. Ce schéma permet de repérer rapidement les documents étrangers à authentifier et les incohérences de noms.
2. Vérifier l'adresse avant de signer le bail
L'administration ne regarde pas seulement l'adresse écrite sur le formulaire. Elle attend une chaîne de justificatifs cohérente : bail, preuve de propriété ou certificat d'utilisation, identité du propriétaire et, selon le local, pièces complémentaires. Un espace peut convenir commercialement tout en étant inutilisable pour l'immatriculation envisagée.
- Demander au propriétaire toutes les pièces du local avant le versement d'un dépôt important.
- Comparer l'usage autorisé du bien avec l'activité projetée.
- Vérifier que le nom et l'adresse sont identiques sur le bail et les justificatifs.
- Prévoir une condition dans le bail si l'adresse doit être validée administrativement.
3. Construire un dossier documentaire cohérent
Une personne physique étrangère fournit des pièces différentes de celles d'une société étrangère. Les documents émis hors de Chine peuvent nécessiter certification, authentification et traduction. Le point le plus important est la cohérence : une variation de nom, d'adresse ou de numéro entre deux pièces peut provoquer une demande de correction.
| Type d'associé | Pièces à anticiper | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Personne physique | Passeport, coordonnées et signatures | Transcription exacte du nom |
| Société étrangère | Registre de société, représentant et chaîne de contrôle | Certification et traduction |
| Société chinoise | Licence commerciale et représentant | Informations à jour dans les registres |
4. Comprendre la séquence d'immatriculation
- Finaliser le nom, l'activité, l'actionnariat, la gouvernance et l'adresse.
- Préparer et signer les formulaires ainsi que les pièces des associés.
- Effectuer le dépôt en ligne et répondre aux éventuelles demandes de correction.
- Remettre les pièces physiques lorsque la procédure locale l'exige.
- Récupérer la licence commerciale et faire produire les sceaux de la société.
| Phase | Repère indicatif | Livrable attendu |
|---|---|---|
| Préparation | 1 à 2 jours hors certifications | Dossier prêt à déposer |
| Examen en ligne | 2 à 3 jours | Dossier accepté ou demande de correction |
| Finalisation | 1 à 2 jours | Licence et sceaux |
Ces durées ne couvrent pas nécessairement la recherche d'un local, la certification de documents étrangers ou les corrections. Le calendrier fiable se construit à partir du dossier réel, pas en additionnant uniquement les délais administratifs.
5. Passer de la société enregistrée à la société opérationnelle
La licence commerciale crée l'entité, mais elle ne suffit pas pour payer un fournisseur ou recevoir un client. L'ouverture bancaire vient ensuite. La banque peut contrôler l'adresse, demander la présence du représentant légal, examiner l'activité et exiger un rendez-vous préparé plusieurs jours à l'avance.
- Organiser les sceaux et définir qui peut les utiliser.
- Préparer le rendez-vous bancaire et la présence des personnes requises.
- Vérifier les accès de banque en ligne et les plafonds de paiement.
- Coordonner ensuite les paramétrages fiscaux, comptables et, si nécessaire, douaniers.
Les erreurs qui ralentissent le plus souvent le projet
- Signer un bail avant d'avoir vérifié l'enregistrabilité du local.
- Traduire les noms de plusieurs façons selon les documents.
- Décrire une activité trop étroite ou sans lien avec le modèle économique réel.
- Prévoir seulement le délai d'immatriculation et oublier les certifications ou la banque.
- Considérer la licence commerciale comme la fin du projet.
“Une société est vraiment prête lorsqu'elle peut signer, facturer, encaisser, payer et démontrer qui contrôle chacune de ces actions.”